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いつも『わくわく』したいから…そんなあなたへ伝えたい言葉を…

いづみです。

 

私は総務の仕事をしています。
その仕事は幅広く、人の管理・事務処理から雑務までなんでもしている感じがします。

面倒くさいことや、自分が予定していた以外の仕事がほとんど毎日のようにやってきます。

その業務を処理する上で、私が気をつけていることを５つ紹介していきます。

 

1.言葉使い

 

まずは、言葉使いです。
親しい人には、それなりの話し方。
目上や上司の方へは、敬語でとその人との距離によって、話し方を変えています。

入社して間もない人へは、ある一定期間において、わざと距離をとって接しています。
馴れ馴れしくすることでせっかくの緊張感を壊したくないという気持ちがあるからです。

生きていく上で一番大切で、また、難しいのが人間関係だと私は思っています。

人との関係が気まずくなると、楽しいことも楽しく感じられなくなるのです。

できる限りいい関係を保ちたいからこそ気をつけたいのが「言葉使い」だと思います。

 

２.フォローする

 

仕事を依頼する時、「いつまでにしてほしい」と期限を伝えますよね。
そのお願いが些細なことなら、忘れてしまう人って多いような気がします。
そんな時、忘れないように期限前にもさりげなく進行状況などを確認するのです。

そうすることがお互いのためになると信じながら、実践しています。

 

３.笑顔でいる

 

愛想がいい人は、人から好かれます。
なぜって？

「笑顔」を向けられて嫌だなって感じる人は少ないと思うのです。

「鏡」の前で笑顔になると、鏡に映った自分も笑顔を返してくれます。

それと同様で、人に接する際にも同じ事が言えると思うのです。

「素敵な笑顔」が欲しいのなら、こっちから「笑顔」になりましょう。
きっと相手は「笑顔」を返してくれます。

 

４.先のスケジュールを確認する

 

１ヶ月先のスケジュールを作成します。
そうすることで、事前にするべきことが見えてきます。

準備・心構えがあればできることがたくさ増えます。

これから先のスケジュールを把握しておくと、いざって時に、フラフラしなくすみそうです。

 

５.さりげなく注意を促す

 

さりげなく伝えてあげることが大事です。

もともと有効期限がなかったものが１年更新に変更されていました。

それに気づかなかった担当者へ、さりげなく有効期限の記載がされていることを伝えたのです。

意識付をしておくことで、ミスをしにくくするちょっとしたテクニックと言えそうです。

 

まとめ

 

photo by idua_japan

 

総務の仕事を円滑に進めるために、私が気をつけていることをまとめると、以下の通りです。



・言葉使い
・フォローする
・笑顔でいる
・先のスケジュールを確認する
・さりげなく注意を促す




以上の５つとなります。

もっとできる「総務」になりたい。
さらに自分を高めていこうって思います。

 

それでは今日はこの辺で… By ☆izumi☆

 

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